Organisateur.rice.s, découvrez dans cet article comment créer un événement sur Seekube, étape par étape.
SOMMAIRE
Avant de commencer
Lancer la création
Ătape 1 â Les dĂ©tails de votre Ă©vĂ©nement
Ătape 2 â Les dates clĂ©s et le rĂ©troplanning
Ătape 3 â Les critĂšres
Ătape 4 â La page de prĂ©sentation
Ătape 5 â FĂ©licitations (et validation)
Ătape 6 â Les entreprises participantes
Ătape 7 â Votre Ă©vĂ©nement est lancĂ©
Quitter et reprendre plus tard
Approuver un événement (administrateurs)
Modifier votre événement aprÚs publication
Dupliquer ou supprimer un événement
Questions fréquentes
AVANT DE COMMENCER
Avant de créer votre événement, assurez-vous que :
votre formule inclut la création d'événements ;
vous disposez d'un crédit disponible, si votre contrat fonctionne au crédit ;
un administrateur de votre organisation pourra valider votre Ă©vĂ©nement â sauf si vous l'ĂȘtes vous-mĂȘme.
đš PrĂ©voyez au moins 3 semaines avant la date de votre Ă©vĂ©nement : les dates Ă moins de 21 jours ne sont pas sĂ©lectionnables.
LANCER LA CRĂATION
Depuis la page Vos événements, cliquez sur « Créer un évÚnement » en haut à droite.
Deux messages peuvent s'afficher à la place du parcours de création :
Formule non couverte : cliquez sur « Ătre contactĂ©(e) ».
Crédits épuisés : supprimez un événement encore annulable pour libérer son crédit, ou contactez votre chef(fe) de projet.
ĂTAPE 1 â LES DĂTAILS DE VOTRE ĂVĂNEMENT
Tous les champs sont obligatoires.
Nom : visible par les candidats et les entreprises.
Format : Physique (saisissez l'adresse et sélectionnez une suggestion) ou Virtuel.
Visibilité : Privé (lien uniquement) ou Publique (visible sur Seekube).
Langue : langue par défaut des communications.
Format de rencontre : un seul par événement.
Format | Fonctionnement |
Entretiens | Le candidat postule Ă une offre ; le recruteur peut aussi sourcer. |
Lives | Conférence ou table ronde, plusieurs participants. |
Rencontres informelles | Demande de rendez-vous sans offre liée. |
đĄ Avec le format Entretiens, l'option âš Seeka apparaĂźt : c'est l'agent IA qui prĂ©pare les candidats Ă leurs entretiens.
Cliquez sur « Suivant » : votre événement est créé et enregistré en brouillon.
ĂTAPE 2 â LES DATES CLĂS ET LE RĂTROPLANNING
SĂ©lectionnez la pĂ©riode des rencontres (par dĂ©faut 9h00 â 18h00). Cochez la case si votre Ă©vĂ©nement est sur un autre fuseau horaire que la France mĂ©tropolitaine.
Le rétroplanning se génÚre automatiquement :
Ătape | Quand |
Inscription et préparation des entreprises | 3 semaines avant |
Ouverture aux candidats et prises de RDV | 2 semaines avant |
Fermeture des candidatures et validation des plannings | Veille de l'événement (jour ouvré), 17h |
ĂvĂ©nement : pĂ©riode des rencontres | Vos dates |
Fermeture de l'accĂšs aux candidats pour les entreprises | 15 jours aprĂšs
|
Cliquez sur « Valider les dates ».
ĂTAPE 3 â LES CRITĂRES
Tous les critĂšres sont facultatifs. Ils servent aux candidats Ă filtrer les offres, et aux recruteurs Ă filtrer les candidats :
Contrats · Durée de disponibilité · CritÚres de mobilité · Fonctions · Date de début · Niveau d'études actuel · Statut RQTH
𥠫 DurĂ©e de disponibilitĂ© » se dĂ©sactive si vous ne sĂ©lectionnez que CDI.
𥠫 Fonctions » est une arborescence : les familles de mĂ©tiers sont conservĂ©es automatiquement.
Cliquez sur « Valider les critÚres ».
ĂTAPE 4 â LA PAGE DE PRĂSENTATION
Cliquez sur « Créer la page de présentation » pour ouvrir l'éditeur.
Personnalisez les blocs, puis cliquez sur « Valider et continuer » pour revenir au parcours.
đĄ La page de prĂ©sentation reste modifiable plus tard.
ĂTAPE 5 â FĂLICITATIONS (ET VALIDATION)
Si vous ĂȘtes administrateur : la validation est automatique, vous continuez immĂ©diatement.
Sinon : un e-mail part vers les administrateurs de votre organisation. Les boutons restent inactifs jusqu'Ă leur validation ; vous recevrez un e-mail avec un lien de reprise.
ĂTAPE 6 â LES ENTREPRISES PARTICIPANTES
Ajoutez une ligne par entreprise : nom + e-mails des recruteurs Ă inviter.
Cliquez sur « Valider N entreprises » : les recruteurs sont invités et l'événement est publié.
ĂTAPE 7 â VOTRE ĂVĂNEMENT EST LANCĂ
Trois actions sont disponibles :
copier le lien d'invitation ;
voir les entreprises ajoutées ;
voir l'événement.
đš Partagez le lien le jour de l'ouverture aux candidats, pas avant : cela Ă©vite la confusion entre prĂ©-inscription et inscription.
QUITTER ET REPRENDRE PLUS TARD
Vous pouvez fermer le parcours à tout moment avec la croix, en haut à droite. Sur les étapes Dates clés, CritÚres et Page de présentation, une confirmation s'affiche : l'événement est enregistré en brouillon.
Pour le retrouver : allez dans « Vos événements » puis filtrez sur « Brouillon ».
Afficher l'image
Cliquez sur « Reprendre le brouillon » pour rouvrir le parcours à la bonne étape, avec vos réponses pré-remplies.
APPROUVER UN ĂVĂNEMENT (ADMINISTRATEURS)
Sur la carte du brouillon, cliquez sur « Approuver ».
Le récapitulatif reprend les informations, les critÚres et le rétroplanning. Vérifiez, puis approuvez : le créateur reçoit aussitÎt un e-mail pour reprendre à l'étape des entreprises.
MODIFIER VOTRE ĂVĂNEMENT APRĂS PUBLICATION
Rendez-vous dans les paramÚtres de l'événement, qui comportent trois onglets :
Détails de l'évÚnement : informations, organisateurs, dates clés.
CritÚres de l'événement : modifiables jusqu'à l'ouverture des inscriptions candidats.
Diffusion : le lien public, avec un bouton « Copier ».
đš Trois verrous Ă connaĂźtre :
le format (physique/virtuel) n'est plus modifiable une fois l'événement publié ;
impossible de retirer la derniĂšre organisation ou le dernier collaborateur ;
les dates sont figées dÚs que la préparation des entreprises a commencé (l'interrupteur « Modifier le rétroplanning » déverrouille les champs tant que c'est possible).
DUPLIQUER OU SUPPRIMER UN ĂVĂNEMENT
Dupliquer : depuis les paramÚtres, cliquez sur « Dupliquer l'événement » pour rouvrir le parcours pré-rempli. Cela consomme un crédit.
Supprimer : ouvrez le menu ⟠de la carte puis cliquez sur « Supprimer ». Supprimer un brouillon libÚre son crédit.
QUESTIONS FRĂQUENTES
Puis-je créer un événement à moins de 3 semaines ? Non, les dates à moins de 21 jours sont bloquées.
Puis-je changer le format aprÚs coup ? Le format de rencontre, oui. Le format physique/virtuel, non, une fois l'événement publié.
Mon événement n'apparaßt pas dans la liste, pourquoi ? Il est probablement en brouillon : filtrez sur « Brouillon ».
Les administrateurs n'ont rien reçu, que faire ? Ils peuvent approuver directement depuis la liste des brouillons, sans attendre l'e-mail.
Mon événement est validé mais pas publié, pourquoi ? La publication a lieu quand vous validez au moins une entreprise (étape 6).
Puis-je ajouter des entreprises aprĂšs publication ? Oui, Ă tout moment depuis l'onglet Entreprises.
Qu'est-ce qu'un crédit réservé ? Un événement créé mais pas encore tenu. Le supprimer libÚre son crédit.